Kerja pengawasan pemilu menghasilkan data kearsipan yang tidak hanya penting namun dengan jumlah yang sangat banyak sehingga diperlukan tata kelola kearsipan sebagai usaha mewujudkan tata kelola pemerintahan bersih, efektif, demokratis, terpercaya, akuntabel, dan transparan.
Bawaslu sebagai sebuah institusi pengawasan dalam rangka mengatur dengan baik arsip-arsip yang ada, baik menyangkut penyimpanan arsip, membuktikan arsip dan juga bisa menjadi parameter pekerjaan, telah membuat ketentuan hukum yang selanjutnya disebut dengan instrumen kearsipan yang terdiri dari 5 (lima) Peraturan Bawaslu yaitu:
- Perbawaslu Nomor 10 Tahun 2020 Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis;
- Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020 Tentang Klasifikasi Arsip;
- Perbawaslu Nomor 12 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Perbawaslu Nomor 32 Tahun 2018 Tentang Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Bawaslu;
- Perbawaslu Nomor 13 Tahun 2020 Tentang Tata Naskah Dinas;
- Perbawaslu Nomor 14 Tahun 2020 Tentang Jadwal Retensi Arsip.
Mengingat pentingnya pengarsipan, saya menilai arsiparis atau sumber daya manusianya penting untuk tersedia di setiap bagian di Bawaslu Provinsi Kalimantan Barat karena saat ini tidak ada (nol) arsiparis di Bawaslu Provinsi Kalimantan Barat, tetapi dengan semangat yang dapat dibangun secara bersama oleh seluruh bagian Administrasi, Pengawasan dan Hubungan Masyarakat, Penanganan Pelanggaran, Penyelesaian Sengketa, Proses dan Hukum dengan tingkat memiliki suatu instansi yang tinggi dapat kita mewujudkan tata kelola pengarsipan yang mumpuni.
Dengan adanya tempat penyimpanan arsip yang telah tersedia di Bawaslu Provinsi Kalimantan Barat meskipun masih perlu adanya peningkatan setiap tahunnya mengingat jumlah arsip Bawaslu sangat banyak. Hal ini menjadi dasar keseriusan kita dalam pengelolaan arsip negara dengan baik. Pengarsipan juga memerlukan anggaran mengingat penyimpanan dan arsip terus menerus ada, agar dapat terselenggaranya secara rutin.
Dengan terus berkomunikasi kepada ANRI kita dapat mengurangi beberapa dokumen yang dipisahkan berupa arsip dinamis dan statis yang dimana dokumen yang berada di Bawaslu Provinsi Kalimantan Barat hanya untuk arsip yang bersifat arsip dinamis. Sementara arsip yang bersifat statis berada di Lembaga Kearsipan yang menjadikan dokumen negara tersebut tersimpan dengan aman yang mungkin akan dibaca generasi mendatang, 50 tahun mendatang, 100 tahun datang, mungkin beratus-ratus tahun yang akan datang.
Harus kita ketahui bersama bahwa semua proses pengawasan pemilu itu pada akhirnya ada di arsiparis, semua itu terekam dalam bentuk arsip, karena ini warisan yang tak lekang oleh waktu, dan menjadi bahan pertanggung jawaban seorang pengawas pemilu.
Saya berharap suatu saat kita dapat membuat tempat pengarsipan atau semacam museum pengawas pemilu karena arsip pengawas perlu disebarluaskan ke masyarakat dan dapat dimanfaatkan untuk menangkal kejahatan pemilu. Dengan adanya tempat seperti museum, baik secara langsung maupun secara digital dapat menghilangkan pandangan negatif dari masyarakat. Berbagai rumor dapat ditangkal dengan bukti otentik.
Semoga dengan diadakannya rekrutmen PPPK pada tahun depan dapat menjaring arsiparis di masing-masing divisi pada Bawaslu Provinsi Kalimantan Barat. jika memang belum ada ASN arsiparis. Minimal di masing-masing Bawaslu ada petugas arsip yang memang bertanggungjawab agar arsipnya tidak tercecer.
Penulis: Indrawati, S.H.
Sub Koordinator SDM dan Umum Bawaslu Provinsi Kalimantan Barat
